Vergaderen? Een feestje!

effectief vergaderen

Vergaderen

Ook zo gek op vergaderen? Je herkent het vast wel: vergaderingen die te lang duren of altijd uitlopen. Het kost veel tijd en vaak hebben medewerkers het idee dat het ten koste van hun werktijd gaat. Dat laatste zegt natuurlijk alles over de effectiviteit van die overleggen.

De oorzaken van die lange vergaderingen zijn divers:
Vaak wordt er te weinig tijd aan voorbereiding besteed door de deelnemers. Niet zelden worden de stukken pas tijdens het overleg ingekeken. Het kan zijn dat de voorzitter te lang aan het woord is, waardoor de vergadering niet alleen uitloopt maar er in de zin van de definitie ook geen vergadering plaatsvindt.

Vergadering definitie

Soms is het juist zo dat de cultuur binnen een organisatie bijna voorschrijft dat ieder z’n inbreng moet hebben. Alles, ook buiten de agenda om, wordt dan vaak besproken en bediscussieerd. Dit komt vooral ook voor als bevoegdheden en verantwoordelijkheden niet helder zijn. Ook een voorzitter die te weinig leidinggeeft aan het overleg draagt eraan bij dat vergaderingen uitlopen.

Effectiviteit

Om een vlotter effectiever overleg te bewerkstellingen is het goed helder te hebben wie in welke rol en met welke verantwoordelijkheden deelneemt aan het overleg. Uiteraard is ook een goede voorbereiding van belang: zorg ervoor dat de stukken ruim op tijd bij de deelnemers liggen, mét het verzoek zich voor te bereiden. Door ervoor te zorgen dat na afloop van het overleg de notulen en/of actiepunten ook weer tijdig naar de deelnemers gaan heeft iedereen tijd om op te pakken wat noodzakelijk is.

Het vraagt natuurlijk ook iets van de voorzitter; zorg dat duidelijk is wat het doel van de vergadering is, vervul een actieve rol en bewaak de tijd die voor de agendapunten gereserveerd is.

Structuur

Er zijn organisaties waar vergaderingen vooral ook gezellig moeten zijn. Over de weekenden en kinderen wordt uitgebreid verteld. In de informaliteit ontbreekt dan de structuur waardoor het een leuk samenzijn is, en dat loopt makkelijk uit. Aan het eind van het, toch al uitgelopen, overleg is er nog niets concreets besproken.

Ook hier is een stevige rol voor de voorzitter weggelegd.

Effectief vergaderen

En omdat wij geloven dat je een denkwijze niet verandert door alleen de theorie aan te stippen kom je bij ons leren en oefenen!
In onze workshop ‘Effectief Vergaderen: Vergaderen is een feest!’ behandelen we verschillende werkvormen en oefeningen die ervoor zorgen dat iedereen van begin tot eind geboeid en geïnteresseerd blijft. Dat is fijn, want daardoor duurt de vergadering minder lang en wordt er meer bereikt.

Meer weten? Neem contact met ons op!

Share